Lohnt es sich die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister auszulagern?

Welche Aufgaben fallen bei der Lohnbuchhaltung überhaupt an?

Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören die Pflege der Mitarbeiterstammdaten, die Führung von Lohnkonten sowie die Meldung und Abführung von Beiträgen und Zahlungen wie die Lohnsteuer oder Krankenkassenbeiträge zu den Aufgaben einer ordnungsgemäßen Lohnbuchhaltung. Denn der Arbeitgeber, der Mitarbeiter einstellt, wird vom Gesetzgeber verpflichtet eine ordentliche monatliche Entgeltabrechnung für seine Mitarbeiter zu erstellen. Dabei muss der Arbeitgeber darauf achten bestimmte rechtliche Grundlagen einzuhalten, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) festgelegt sind.

Die einzelnen Elemente der Lohnbuchhaltung in einer Übersicht:

  • Pflege der Personalstammdaten
  • Führung und Pflege der Jahreslohnkonten
  • Die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
  • Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelege für die Finanzbuchführung
  • Optional: die Erstellung von Arbeitsverträgen, Kündigungen, Abmahnungen etc.

Die drei gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen der Lohnbuchhaltung

Da gibt es zu einen die DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Hierbei geht es um die Meldung der Daten des Arbeitnehmers an die Sozialversicherungen.

Außerdem ist die Lohnbuchhaltung für die Meldung über die Zahlungen an die Krankenkassen zuständig, um dann im Gegenzug die sogenannten Krankenkassennachweise zu bekommen.

Und die Lohnbuchhaltung ist für die Lohnsteueranmeldung verantwortlich und sorgt somit dafür, dass eine Quellenbesteuerung der Lohnsteuer stattfindet. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer automatisch den Nettowert seines Gehaltes bzw. Lohns erhält. Denn vom Bruttobetrag werden automatisch alle Sozialversicherungsbeträge, Krankenkassenbeiträge und Steuern abgezogen.

Lohnt sich der Aufwand einer eigenen Lohnbuchhaltung für kleine Unternehmen?

Wie aufwendig sich eine monatliche Lohnbuchhaltung gestaltet, ist vor allem von der Art des Unternehmens abhängig. Bei größeren Unternehmen gibt es in der Regel eine eigene Lohnbuchhaltung und bei entsprechender Mitarbeiter Zahl lohnt es sich auch, betriebswirtschaftlich gesehen, die Lohnbuchhaltung in eigener Regie zu organisieren. Aber der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und vor allem für kleine Unternehmen muss geprüft werden, ob eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister nicht effizienter ist. Die Lohnhelden sind ein solcher Dienstleister und bieten eine Lohnabrechnung in Köln aber auch in anderen Städten an.

Dieser Aufwand wird zum Beispiel deutlich wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt. Dann müssen von der Lohnbuchhaltung die Lohnunterlagen eröffnet und der Mitarbeiter beim Sozialversicherungsträger angemeldet werden. Je nach der Beschäftigungsart gibt es zudem wie oben bereits beschrieben unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten, die von der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden müssen.

Während der Anstellung des Mitarbeiters muss sichergestellt werden, dass die Lohnbuchhaltung die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge zuverlässig und pünktlich erstellt. Neben der Ermittlung der Gesamtbezüge inkl. Lohn- und Lohnnebensteuern müssen auch die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge erfasst und abgeführt werden sowie die Entgeltabrechnungen erstellt werden.

Fazit

Angesichts der umfangreichen und aufwendigen Aufgaben einer Lohnbuchhaltung, lohnt es sich gerade für kleine Unternehmen, diesen Bereich an einen professionellen Dienstleister auszulagern. Nicht zuletzt, weil der Unternehmer immer in der Haftung steht und oft persönlich für die ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung letztendlich verantwortlich ist.