Workflow Management System

Workflow Management System – Definition und Funktionsweise!

Was ist ein Workflow Management System?

Ein Workflow Management System ist eine Software zur Unterstützung des Managements für die automatisierte Ausführung von Arbeitsabläufen. Auf Modellen solcher Arbeitsabläufe aufbauende

Workflow Management System

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Workflow Management Anwendungen, sind Lösungen zur Steuerung der Arbeitsabläufe.

Die Workflow Engine interpretiert Ereignisse, wie z.B. den Eingang eines Dokumentes per E-Mail, oder der Ablauf einer zeitlichen Frist, und reagiert darauf mit der im Arbeitsablauf festgelegten Aktion. Diese Aktion kann beispielsweise die Speicherung des Dokumentes in einem Dokumentenmanagementsystem oder die Weiterleitung eines Arbeitsauftrags an die im Unternehmen zuständigen Stellen sein. Workflow-Management-Systeme können somit Ereignisse erkennen und klassifizieren und dann bestimmte Aktionen selbständig ausführen.

Im Folgenden beschreiben wir die Funktionsweise einer Workflow Software am Beispiel der Comindware Software.

Workflow Automation für die Optimierung von Routineprozessen

Das Cloud-basierte Workflow-Tool Comindware Tracker ermöglicht die Verknüpfung von Personen, Daten und Routineprozessen, damit  wiederkehrende Prozesse im Unternehmen effizient und effektiv gesteuert werden können. Alle Informationen, Dokumente und Diskussionen werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind jederzeit und überall verfügbar. Die Software sorgt für den reibungslosen Ablauf von Routineprozessen in jeder Größenordnung und beliebiger Komplexität.

Workflow Management System  lösen unproduktive Vorgangsverfolgung per Email oder Tabellenkalkulation ab

  • Steuern des Tagesgeschäft durch Transparenz und Übersicht in Echtzeit
  • Frühzeitiges Erkennen von Engpässen bevor sie zum Problem werden
  • Steigerung der Teamproduktivität

Das Workflow Management System  – neu und doch vertraut!

Comindware benutzt die  von MS Outlook bekannte Benutzeroberfläche, so dass sich niemand an eine neue Umgebung gewöhnen muss.

Mit den Kollegen in Verbindung bleiben, wo immer man auch ist. Comindware ist vollständig web-basiert und über jeden Desktop-Browser zugänglich. Das Workflow Management System bietet darüber hinaus eine native iOS Applikation und eine Version für mobile Browser, so dass jedes mobile Gerät genutzt werden kann. Comindware bietet darüber hinaus  abteilungsspezifische Arbeitsbereiche zur Individualisierung der Arbeitsumgebung

Externe Benutzer müssen sich nicht zeitauwenig einarbeiten. Comindware  stellt einen einfachen und intuitiv nutzbaren Arbeitsbereich bereit, in dem Standardanfragen für Einkauf, IT Help-Desk, Urlaub u.a. sehr einfach erstellt werden können.

Prozesskontrolle in Echtzeit

Comindware bietet sowohl robuste visuelle Auswertungen und Analysen aktueller Ereignisse, als auch Berichts-Widgets zur Analyse zurückliegender Business-Performance. Auf diese Weise können Probleme erkannt werden, bevor Sie zu Engpässen in Ihren Prozessen werden.

Berichte und Ergebnisse teilen und gemeinsam bearbeiten

Daten und Berichte, können nach Excel exportiert werden oder für andere Applikationen via Comindware Web Services API für Analysen zur Verfügung gestellt werden. Ein grafischer Workflow-Generator kann Berichte per Email automatisch zu vorgegebenen Zeiten an die passenden Empfänger verschicken.

Die Sicherheit von Workflow Management Systemen 

Granulare Sicherheitseinstellungen und Zugriffsrechte bestimmen, wer was sehen darf. Die Regeln für den eingeschränkten Zugriff auf Prozesse und Arbeitsbereiche können unkompliziert eingerichtet oder angepasst werden. Somit sind sensible Daten sind zuverlässig abgeschottet und gesichert.

Datenverlusten kann durch einfach zu konfigurierende Backup- und Recovery-Funktionen zuverlässig vorgebeugt werden. Comindware ermöglicht Backups sowohl von Datenbanken als auch Dateianhängen sowie die einfache Datenwiederherstellung.