Ordnung im Büro

Ordnung im Büro – Tipps und Tricks!

Wie Sie ständig wachsende Papierstapel wieder loswerden

Ordnung im Büro

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Wie entstehen eigentlich unübersichtliche Papierhaufen? Warum sind sie so schwer abzubauen? Und wie gelingt es trotzdem, dauerhaft mehr Ordnung ins Papierwesen zu bringen?

Hauptgründe für die Papierstapel

Es mangelt an Ablagen, denen die Dokumente zugeordnet werden können. Papier wird zwecks späterer Erledigung erst mal zur Seite gelegt. Bereits vorhandene kleine Papierstapel verführen dazu, immer noch etwas draufzupacken. Und am Ende schreckt die Menge des Papiers vom Aufräumen ab. Nach dem Motto: „Das schaffe ich doch nie oder dazu habe ich jetzt wirklich keine Zeit.“

So bauen Sie die Papierstapel ab

Schritt 1: Schaffen Sie Platz für die 4 Ablagearten „In Arbeit“, „Ablage“, „Archiv“ und „Papierkorb“.
Schritt 2: Ordnen Sie Ihre Papiere jeweils einer Ablageart zu.
Schritt 3: Das Archiv kommt z.B. in den Keller. Die Ablage an einen Ort wo Sie nicht stört aber trotzdem leicht erreichbar ist.

Wie Sie mit Farben Ihr Büro übersichtlicher machen und Zeit sparen

In den meisten Büros regiert textorientiertes Ordnen von Unterlagen. Mit einheitsgrau oder wahllos eingesetzten Farben bei Ordnern, Mappen und Notizen wird jedoch ein erhebliches Organisations-Potenzial verschenkt. Denn nichts nimmt der Mensch eindeutiger und schneller auf als farbliche Zuordnungen.

Ordner und Mappen erhalten Sie farblich sortiert im Bürofachhandel. Flexibel und preiswert sind übrigens farbigen Klebe-Etiketten, die Sie immer an der gleichen Stelle auf den Ordnerrücken oder auf dem oberen Rand von Hängemappen anbringen können.

Dabei sollten Sie folgende Tipps beachten:

Eine bessere Signalwirkung erzielen Sie mit kraftvollen Farben. Bringen Sie Aufkleber nicht unten, sondern oben an den Ordnern an. Denn meist beginnt das Auge im oberen Bereich eines Ordners nach Informationen zu suchen. Für die am häufigsten vorhandene Sachgruppe können Sie auf Farbmarkierungen verzichten, wenn Sie alle anderen Ordner markieren.

Unerledigte Post – so reduzieren Sie dauerhaft Ihre Poststapel

Das Phänomen „unerledigte Post“ ist weit verbreitet, und bringt zwei konkrete Probleme mit sich: Zum einen wird das Beantworten von Briefen schwerer, je länger sie liegen. Und zum anderen entmutigt ein Stapel alter Post, Neueingänge sofort in Angriff zu nehmen. Mit dem folgenden System räumen Sie dauerhaft auf und bauen Ihre Poststapel ab:

Fangen Sie heute neu an! Machen Sie einen klaren Schnitt, um sich durch die Altlasten nicht weiter demotivieren zu lassen. Bearbeiten Sie ab sofort einmal geöffnete Post umgehend. Denn die besten Ideen für eine Antwort kommen Ihnen meist direkt beim ersten Lesen. Halten Sie sich an das Motto „Gut ist besser als perfekt“. Denn um ausführlich, fundiert und perfekt zu antworten, wird Ihnen sowieso die Zeit fehlen, sodass Sie das Bearbeiten von Briefen vertagen müssen. Verblüffen Sie Ihre Kommunikationspartner durch Schnelligkeit, nicht durch Länge, Schönheit und perfekte Form.

Entsorgen Sie angestaubte Poststapel. Werfen Sie konsequent Altlasten weg, die Sie noch nicht beantwortet haben – und vermutlich nie beantworten werden, weil Ihnen die lange Wartezeit mittlerweile peinlich ist. Dann lieber keine Antwort als eine, bei der Sie sich für monatelanges liegen lassen entschuldigen müssen.

Selektieren Sie radikal. Nehmen Sie aus Prospekten und Zeitschriften heraus, was Sie später brauchen, und geben Sie den Rest ins Altpapier. So schmelzen entmutigend dicke Posteingangsstapel ganz schnell zusammen.

Fazit

Ordnung im Büro ist kein Hexenwerk, sondern das Ergebnis von konkreten und konsequent angewandten Techniken und Ablaufplänen.