Abwesenheitsnotiz Outlook 2010

Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 – Anleitung zur Einrichtung!

Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 – die automatische E-Mail-Beantwortung

Wer kurzzeitig oder sogar über eine längeren Zeitraum nicht in der Lage oder willens ist seine Emails zu beantworten, sollte die Möglichkeit nutzen über Outlook eine Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotiz Outlook 2010

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einzurichten. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um einen geschäftlich genutzten Email-Account handelt. Denn in vielen Fällen erwarten die Absender geschäftlicher Emails eine schnelle Reaktion nicht zuletzt deshalb, weil z.B. Termine eingehalten werden müssen. Eine Nichtbeantwortung solcher Emails kann bei Kunden oder Geschäftspartnern schnell zu Unzufriedenheit und sogar zu einem Vertrauensverlust führen.

Die Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 übernimmt die automatische Beantwortung eingehender Mails, die den Absender z.B. darüber informiert, dass der Empfänger momentan nicht erreichbar ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie vorgehen müssen, um eine Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 einzurichten.

Was sollte eine Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 beinhalten?

Bevor Sie sich an das Einrichten der Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 machen, sollten Sie sich überlegen, was Sie darin mitteilen wollen. Zunächst ist es wichtig, den Absender darüber aufzuklären, dass Sie im Moment nicht über E-Mail erreichbar sind. Außerdem ist es sinnvoll, anzugeben, wann Sie wieder erreichbar sein werden. So weiß der Absender der Mail zumindest, ab welchem Zeitpunkt er mit einer Antwort rechnen kann. Für eine private Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 sind diese Angaben in den meisten Fällen bereits ausreichend.

Bei einem Geschäfts-Account sollten hingegen noch einige weitere Angaben gemacht werden. Wenn beispielsweise ein Kollege während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt, sollten Sie dessen Kontaktdaten in der Abwesenheitsnotiz angeben. So hat der Absender der Mail einen alternativen Ansprechpartner, an den er sich wenden kann. Außerdem könnten Sie eine Handynummer in der Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 angeben, unter der Sie in dringenden Fällen erreichbar sind.

Wie funktioniert das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz Outlook 2010? Eine Schritt-für-Schritt Erklärung:

Schritt 1: Die Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 als E-Mail erstellen

  1. Starten Sie bitte Ihr Outlook-Programm und klicken dann auf neue „E-Mail Nachricht“, um eine neue E-Mail zu erstellen.
  2. In den Betreff Ihrer E-Mail schreiben Sie „Abwesenheitsmeldung“. Danach fügen Sie einen entsprechenden Text ein, um den Versender einer E-Mail an Sie über Ihre Abwesenheit zu informieren und eventuell wie oben beschrieben mit weiteren Informationen zu versorgen.
  3. Das Feld „Empfänger“ lassen Sie bitte offen. Jetzt klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Speichern unter“ und speichern diese Email unter Dateityp „Outlook-Vorlage“. Der Speicherort wird von Outlook selbst ausgewählt und die E-Mail wird im Ordner Templates gespeichert. Danach schließen Sie die E-Mail mit Ihrer Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 einfach.

Schritt 2: Eine Regel für die Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 erstellen

  1. Wir erstellen eine neue Regel für die Abwesenheitsnotiz. Wenn Sie im Bereich Ihres Posteingangs sind, sehen Sie in der oberen Leiste den Begriff „Regeln“. Dort bitte anklicken und dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ auswählen. Nun öffnet sich der Regel-Assistent. Klicken Sie auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ und anschließend auf „Weiter“.
  2. Im nächsten Fenster des Regel-Assistenten machen Sie bitte einen Haken bei „die nur an mich gesendet wurden“. Damit wird sichergestellt, dass Sie beispielsweise nicht auf Massen-Emails antworten. Dann klicken Sie wieder auf „Weiter“.
  3. Jetzt erscheint wieder ein neues Fenster. Diesmal setzen Sie bitte den Haken bei „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“. Im unteren Fenster unter „2. Schritt“ klicken Sie dann auf den blau hinterlegten Schriftzug „einer bestimmten Vorlage“.
  4. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die von Ihnen bereits erstellte und gespeicherte Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 als Vorlage einfügen können. Dazu wählen Sie bitte „Vorlage im Dateisystem“. Dann erscheint die von Ihnen erstellte Abwesenheitsnotiz Outlook 2010. Diese klicken Sie dann an und klicken anschließend auf „Öffnen“.
  5. Dann werden Sie unter „2. Schritt“ darüber informiert, dass Ihre Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 angenommen wurde und nun zum Einsatz kommen kann. Auch hier bitte auf „Weiter“ klicken.
  6. Nun kommen wir zum letzten Fenster „Regel fertig stellen“. Der Regel-Assistent zeigt nun an, dass Sie auswählen können, ob die bisher empfangenen Emails im Ordner Inbox auch schon diese Abwesenheitsnotiz erhalten sollen, oder ob erst ab jetzt die Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 an neu eingehende E-Mails versendet werden soll.
  7. Unter „3. Schritt“ sehen sie nochmal eine kleine Zusammenfassung der erstellten Regel. Klicken Sie nun auf „Fertig stellen“ und Sie haben Ihre Abwesenheitsnotiz Outlook 2010 erfolgreich eingerichtet.